Вы здесь

Доклад об итогах плана проверок органов ЗАГС за 2014 год

Органом исполнительной власти, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории Ивановской области, государственная регистрация актов гражданского состояния и совершение иных юридически значимых действий, является комитет Ивановской области ЗАГС, который имеет 22 отдела/филиала в городах и районах Ивановской области (далее – отдел/филиал комитета ЗАГС).

В соответствии с планами проверок органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния, на 1 и 2 полугодие 2014 года, утвержденными приказами Управления от 30.12.2013 № 355, от 30.06.2014 № 223, Управлением проведены проверки 8 отделов/филиалов комитета ЗАГС (Пучежский районный филиал, Юрьевецкий районный филиал, Южский районный филиал, отдел по Фурмановскому району, Лежневский районный филиал, отдел по городу Вичуге и Вичугскому району, Кохомский городской филиал, филиал по регистрации смерти по городу Иванову и Ивановскому району). Все запланированные проверки проведены в установленные сроки. Проверки носили комплексный характер: контрольная и надзорная функции осуществлялись одновременно, а также проводилось анкетирование. Проверяемый период составил три года с 2011-2013 г.г.

В отчетном периоде в рамках контроля Управлением проведена 1 внеплановая проверка отдела по городу Иванову и Ивановскому району комитета Ивановской области ЗАГС на основании поступившего обращения гражданина.

Проверочные мероприятия осуществлялись в соответствии с требованиями Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по осуществлению контроля и надзора в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденного приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 20.11.2012 № 212.

Проверки отделов/филиалов комитета ЗАГС проводились по месту их нахождения комиссией в составе 2-3 специалистов Управления.

По окончании проверки составлялся акт проверки, в котором отражались результаты контроля, надзора и анкетирования. Акт вручался руководителю проверяемого отдела/филиала комитета ЗАГС. Информация о нарушениях, выявленных в ходе проверки, доводилась до сведения комитета Ивановской области ЗАГС.

Сотрудниками всех отделов/филиалов комитета ЗАГС допускались нарушения при заполнении бланков записей актов гражданского состояния, при приеме и заполнении заявлений граждан и при совершении иных юридически значимых действий.

Выявлены нарушения положений:

- Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее - Федеральный закон);

- постановления Правительства РФ от 31.10.1998 № 1274 «Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния» (далее – Постановление № 1274);

- Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17.04.1999 № 432 (далее – Правила);

- Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 № 828;

- Административного регламента предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29.11.2011 № 412.

Среди допущенных нарушений наиболее часто встречались следующие.

Нарушения Федерального закона: в записях актов отсутствовала подпись заявителя/одного из заявителей (пункт 3 статьи 7); вынесено заключение и внесены изменения в запись акта не в соответствии с просьбой заявителя, не исполнено заключение/извещение, не сообщены сведения о внесении исправлений в запись акта в орган ЗАГС по месту хранения второго экземпляра записи акта и в соответствующие компетентные органы (статьи 69-73).

Нарушения Постановления № 1274: заполнение заявлений гражданосуществлялось не в соответствии с представленными заявителями документами (пункт 12); не заполнены графы, обязательные для заполнения в форме № 17; отсутствие даты составления заявления и подписи заявителя, даты принятия заявления, регистрационного номера, подписи должностного лица, принявшего заявление.

Нарушения Правил: в записях актов не указывалось полное официальное наименование органа ЗАГС, суда, медицинской организации, допускалось сокращение слов, запись производилась неразборчивым почерком, компьютерная запись нечитаема из-за наложения строк (пункты 2, 6, 7, 19); не указывались сведения об особых обстоятельствах государственной регистрации актов гражданского состояния, сведения о выдаче повторных свидетельств, номер формы справки, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния, (пункт 18); запись акта заполнялась не в соответствии с представленными заявителями документами (пункт 12); не соблюдалась последовательность указания сведений о месте рождения, жительства, смерти (пункт 4); не заверялись подписью руководителя ЗАГС и печатью сведения о внесении исправлений в запись акта (пункт 19).

Кроме того, в книгах учета прихода-расхода бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния не указывалось полностью имя и отчество лица, на которое выдано свидетельство; не всегда указывалась дата выдачи свидетельства; имелись незаверенные надлежащим образом исправления; номера выданных свидетельств, указанных в записи акта, не соответствовали номерам, указанным в книге учета бланков свидетельств.

В рамках реализации Управлением контрольных функций проведенные проверки показали, что не во всех отделах/филиалах комитета ЗАГС имеется отдельное помещение для хранения документов архивного фонда. В 6-ти из 8-ми проверенных отделов/филиалов комитета ЗАГС хранение архивного фонда и оформление документов по вопросам регистрации актов гражданского состояния осуществляется в одном помещении, что не позволяет создать надлежащие условия хранения документов архивного фонда и комфортные условия для работы специалистов.

По результатам проведения плановых проверок вынесены 2 предписания об устранении выявленных нарушений законодательства (Юрьевецкий районный филиал, филиал по регистрации смерти по городу Иванову и Ивановскому району). Юрьевецким районным филиалом предписание исполнено в установленный срок. Срок исполнения предписания филиалу по регистрации смерти по городу Иванову и Ивановскому району установлен до 1 апреля 2015 г.

Результаты проверок свидетельствуют о том, что в основном государственная регистрация актов гражданского состояния, осуществляемая отделами/филиалами комитета ЗАГС, соответствует требованиям федерального законодательства, регулирующего эту сферу деятельности, однако, в проверенных отделах/филиалах комитета ЗАГС имеются отдельные нарушения законодательства и недостатки в работе.

Проведенные Управлением проверки показали, что причинами, способствующими возникновению выявленных нарушений и недостатков, препятствующих эффективному выполнению задач по государственной регистрации актов гражданского состояния, являлись: невнимательность работников отделов/филиалов комитета ЗАГС при регистрации актов гражданского состояния и несоблюдение в полной мере требований федерального законодательства при государственной регистрации актов гражданского состояния.

В целях недопущения в работе выявленных нарушений, отделам/филиалам комитета ЗАГС предложено: неукоснительно соблюдать требования действующего законодательства при государственной регистрации актов гражданского состояния и принять меры к устранению нарушений и недопущению в дальнейшем нарушений, аналогичных нарушениям, выявленных в ходе проведенных проверок.

При проведении проверок проводилось анкетирование граждан с целью получения полной и достоверной информации по оценке заявителями деятельности отделов/филиалов комитета ЗАГС при предоставлении государственных услуг по государственной регистрации актов гражданского состояния, изучения уровня удовлетворенности граждан объемом предоставляемой информации, доступностью и качеством предоставляемых государственных услуг. В анкетировании приняли участие 235 человек. Все респонденты полностью удовлетворены качеством предоставления государственных услуг отделом/филиалом комитета ЗАГС, в который они обратились.

С целью выявления нарушений, имеющий системный характер, Управлением проведен анализ результатов проверок отделов/филиалов комитета ЗАГС за 2014 год. В результате анализа установлены нарушения, имеющие системный характер во всех проверенных отделах/филиалах комитета ЗАГС, а также нарушения, являющиеся типичными для конкретного отдела/филиала комитета ЗАГС. Итоги анализа направлены в комитет Ивановской области ЗАГС для сведения и использования в работе.

В декабре 2014 года проведено итоговое совместное совещание представителей Управления и комитета Ивановской области ЗАГС, на котором обсуждены результаты проверок отделов/филиалов ЗАГС, проведенных Управлением в 2014 году, и меры, предпринятые комитетом Ивановской области ЗАГС. Комитетом Ивановской области ЗАГС проведен анализ допускаемых отделами/филиалами нарушений законодательства об актах гражданского состояния, обобщение информации о выявленных нарушениях и направление ее в адрес всех отделов/филиалов для проработки и использования в работе. Кроме того, комитетом Ивановской области ЗАГС практикуется издание приказа по результатам проверки отдела/филиала, в котором служащим предписывается принять к сведению результаты проверки и провести анализ своей деятельности с учетом выявленных нарушений. В целях предупреждения совершения нарушений действующего законодательства при регистрации актов гражданского состояния комитетом Ивановской области ЗАГС регулярно проводятся обучающие семинары для служащих, на которых рассматриваются вопросы, возникающие при регистрации актов гражданского состояния.

13 июля 2015 года
Нашли ошибку на сайте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter
Будет отправлен следующий текст:
Можете добавить свой комментарий (не обязательно).